Älä anna pelikaanin lentää turbiiniin!
Työkykyisyyteen liittyvien asioiden puheeksi ottamista voisi verrata tilanteeseen, kun kohtaamme ensi kertaa vakavasti sairastuneen tai läheisensä menettäneen henkilön. Puheeksi ottaminen voi liittyä monenlaisiin tilanteisiin niin työssä kuin vapaa-ajalla. Keskustelu voi koskea rakentavan palautteen antamista esimerkiksi työpaikalla tai puheeksi ottaminen voi liittyä henkilön työkyvyn haasteisiin. Tämän blogin vinkkejä voi soveltaa useisiin erilaisiin vuorovaikutustilanteisiin myös kotona läheisten ihmisten kanssa omassa arjessasi.
Olemme persoonaltamme erilaisia ihmisiä ja reagoimme eri tavoin eri asioihin. Palautehistoriallamme voi olla vaikutusta siihen, kuinka rohkeasti uskallamme ottaa vaikeita asioita puheeksi toisen henkilön kanssa. Myös se, miten olemme oppineet havainnoimaan ja käsittelemään tunteitamme, vaikuttaa puheeksi ottamisen tilanteisiin.
Palautteen antaminen ja puheeksi ottaminen ovat taitolajeja ja vaikeita koska, nämä tilanteet voivat mennä tunteisiin. Ihmisellä on perustarve tulla nähdyksi ja kuulluksi, jonka vuoksi meillä on luontainen tarve vältellä vaikeita tilanteita. Mutta ei hätää palautteen antamista ja puheeksi ottamista voi harjoitella. Kohtaamiseen ei ole antaa yleispäteviä ohjeita, koska tilanteet ja ihmiset ovat erilaisia. Tärkeää on muistaa, että toinen osapuoli on kuitenkin ihan sama ihminen kuin ennenkin. Haastavissa puheeksi ottamisen tilanteissa on ennen kaikkea kyse johtajan ja esihenkilön omasta kyvystä ottaa vastaan, käsitellä ja hyväksyä erilaisia ihmisyyteen liittyviä tunteita.
Kohtaa ja ole läsnä
Tilanteessa tärkeää ei ole se, mitä aiot seuraavaksi sanoa vaan aktiivinen kuunteleminen. Se sekä pienet eleet ja ilmeet kertovat toiselle, että välität hänestä ja olet läsnä. Puheeksi ottamisen aiheuttamaa jännitystä voit lievittää kysymällä aluksi kuulumisia. Vaikkakin tilanteessa pitää puhua myös vaikeasta asiasta, niin ei haittaa, vaikka puhutaan välillä muutakin.
Työntekijän tai työkaverin työkyvyn haasteet aiheuttavat meissä hämmennystä ja avuttomuuden tunteita. Sinulle voi olla vaikea löytää sanoja vaikeassa tilanteessa etkä osaa muotoilla oikein omassa mielessäsi liikkuvia ajatuksia. Toisinaan riittääkin, että sanot vaan ettet tiedä, mitä nyt pitäisi sanoa. Epävarmuus ja tilanteen ahdistavuus voivat usein purkautua puheliaisuutena, mutta hiljaisuuskaan ei haittaa. Aina ei tarvitse puhua, vaan toisen henkilön läsnäolokin auttaa.
Varhaisen puuttumisen ja työkykyhaasteiden puheeksi ottamisen tilanteissa voi käydä niin, että vahingossa sanot mielestäsi jotain asiatonta. Voit palata tähän ja kannattaakin palata, koska useimmiten asiat selviävät puhumalla. Tärkeintä on olla läsnä ja kohdata ihminen ja tilanteen aiheuttamat hankalat tunteet. Pyri olemaan kuitenkin ymmärtäväinen. Henkilö, jolla on työkykyhaasteita, ei ehkä itsekään vielä ymmärrä tilannetta tai hänen mielialansa vaihtelevat.
Sairastuneen työntekijän tilanteesta voi liikkua työyhteisössä huhuja ja juttuja. Voit kysyä asiasta suoraan sairastuneelta kysymällä, että pitääkö tällainen tieto paikkaansa ja haluatko puhua lisää asiasta. Työkaveri voi päättää olla puhumatta asiasta työyhteisössä, mutta työntekijän on annettava esihenkilölle tarvittava tieto, mikäli sairaus haittaa työn tekemistä. Toisinaan voidaan tarvita työtehtävien porrastamista ja muokkaamista, joten sen vuoksi esihenkilö ja työterveyshuolto ovat tässä tärkeä tuki sairastuneelle.
Palautehistoria
Palautehistorialla on suuri merkitys siihen, miten rohkeasti uskallamme ottaa vaikeita asioita esille työpaikalla tai kotona. Lapsuudessa ja nuoruudessa koettu perheen sisäiset vuorovaikutussuhteet eli dynamiikka vaikuttaa siihen, miten me suhtaudumme ja käyttäydymme myöhemmin elämässä eteen tulleisiin tilanteisiin, jotka kohdistuvat auktoriteetteihin, johtamiseen ja omaan itseensä sekä itselle annettuun palautteeseen.
Palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen liittyvät tunnemuistot ja tilanteet elävät vahvoina meidän muistoissamme. Aiemmin tapahtunutta asiaa muistuttava tilanne herättää eloon ikävät muistot ja niihin liittyvät tunteet. Työ- ja henkilöhistoriaamme liittyvät tapahtumat liittyvät toisiinsa tunnemuistin välityksellä.
Jos olet esimerkiksi lapsena toistuvasti kuullut olevasi huonompi kuin toiset niin, voi olla, että sinä välttelet virheen tekemistä myös työelämässä. Näin sinä pyrit ehkäisemään saman lapsuudessa koetun tilanteen työelämässä, ja täydellisyyteen pyrkiminen voi aiheuttaa stressiä ja jopa uupumusta. Oma palautehistoriasi voi vaikuttaa sinuun ja taitoihisi palautteen antajana ja vastaanottajana.
Lapsuuden ja nuoruuden perheen vuorovaikutussuhteilla on merkittävä vaikutus siihen, miten suhtaudumme myöhemmin elämässä kohtaamiimme tilanteisiin ja palautteeseen. Tunnemuistot ja tilanteet voivat elää vahvoina muistoissamme ja vaikuttaa siihen, miten suhtaudumme palautteeseen myös työelämässä. Pohdi omaa palautehistoriaasi ja sen vaikutusta siihen, miten annat ja vastaanotat palautetta. Muistot lapsuudesta voivat heijastua työelämään, ja niiden tiedostaminen auttaa ymmärtämään omia reaktioita ja käyttäytymismalleja.
Voit pohtia, millaisia keskustelu- ja vuorovaikutustilanteita muistat omasta lapsuuden perheestäsi. Huomaatko toimivasi työelämässäkin samojen mallien mukaan? Kotonasi on voinut olla kovaäänisiä riitoja tai mykkäkoulua. Tai väkivaltaa tai sen uhkaa. Ilmapiiri saattoi olla kireä ilman näkyviä tai kuuluvia riitoja.
Mahdollisesti perheesi aikuisilla oli toisistaan eroavat tavat toimia riitatilanteissa tai yleensä vuorovaikutuksessa. Mieti oliko perheessäsi kuuntelemista ja läsnäoloa ja osasivatko aikuiset rauhoittaa kuumenneet tunteensa. Kehuttiinko sinua? Miten se tapahtui? Muistatko, mitä tapahtui, jos olit tehnyt jotakin väärin tai jättänyt kokonaan jotain tekemättä? Pohdi, miten nämä muistot ja saamasi mallit vaikuttavat tänään sinuun.
Käytännön vinkit keskusteluun
Tartu puheeksi otettavaan asiaan rohkeasti ja mahdollisimman nopeasti tilanteen vaatiessa. Muista, että keskustelun on tarkoitus auttaa toista osapuolta eteenpäin. Keskustelussa kannattaa käyttää avoimia kysymyksiä, kuten miltä tämä kuulostaisi sinun mielestäsi tai mikä voisi toimia sinun kannaltasi parhaiten. Yksi kysymys voisi olla, mitä muita vaihtoehtoja sinulla tulee mieleesi. Puheeksi ottamisen tilanteita voidaan harjoitella käytännössä esimerkiksi esihenkilön yksilöllisessä valmennuksessa. https://edicos.fi/tyouravalmennus/valmennukset/
- Varaa keskustelua varten rauhallinen häiriötön tila ja laita oma puhelin äänettömälle.
- Nuku ja syö hyvin. Älä anna palautetta tai työkykyyn liittyvää keskustelua, jos olet ärtynyt tai väsynyt.
- On hyvä myös tarkista oma asenne. Mene keskusteluun mielellään asenteella, joka on positiivinen ja ratkaisuun pyrkivä.
- Mieti ennakkoon, mitä sanot ja miksi. Voit jopa kirjoittaa itsellesi vuorosanat paperille ja harjoitella niitä, jos haluat.
Ennakkoon voit valmistautua mahdollisiin vastapuolen voimakkaisiin tunnereaktioihin. Pysy rauhallisena ja ole valmiina keskustelemaan, tarkentamaan ja vastaamaan kysymyksiin. Mikäli kyseessä on työhön liittyvä asia niin palauta mieleen ja keskusteluun työelämän pelisäännöt ja muut työyhteisössä yhteisesti sovitut käytännöt. Keskustelun lopussa käy yhteenvedon omaisesti läpi sovitut toimenpiteet ja kirjatkaa ne muistioon. Lisäksi voitte sopia seurantapalaverista, jos sen on tarpeellista. On hyvä yhdessä pohtia ja sopia mitä, kenelle, miksi ja kuinka keskustelusta viestitään.
Mitä tapahtuu keskustelun aikana ja sen jälkeen?
Ole keskustelun aikana aito ja vilpitön. Anna kriittinen palaute kahden kesken. Älä silloinkaan latista äläkä nolaa toista henkilöä. Keskustelussa voit kertoa, mitä hyötyä asian ratkaisemisella on toiselle. On hyvä pysyä asiaan liittyvissä faktoissa ja kertoa, että uskot toisen kykenevän haluttuun muutokseen. Käytä keskustelussa tilanteeseen liittyviä konkreettisia esimerkkejä. Työkykyyn liittyviä haasteita voidaan helpottaa esimerkiksi työn muokkaamisella ja työtehtävien porrastamisella.
Työkykyyn liittyvät keskustelut ovat haastavia kaikille osapuolille ja herättävät tunteita meissä kaikissa. Voi olla, että olet itse normaalia väsyneempi. Voit tuntea itsesi hämmentyneeksi ja ahdistuneeksi. Nämä tuntemukset kuuluvat asiaan ja osoittavat, että sinä esihenkilönä olet myös tunteva ihminen. Myös johtajan omasta jaksamisesta huolehtiminen on tärkeää työntekijöiden työkykyhaasteiden äärellä.
Keskustelun jälkeen anna työntekijälle aikaa prosessoida asioita ja mahdollisuus palata keskusteluun vielä myöhemminkin. Erilaiset ihmiset reagoivat erilaisiin asioihin eri tavoin ja toinen tarvitsee enemmän aikaa asian käsittelyyn. Näin mahdollistetaan kaikkien osapuolten kuulluksi tuleminen. Anna myös itsellesi mahdollisuus käydä läpi tilannetta ulkopuolisen henkilön kanssa.
Keskustelun yksi tarkoitus auttaa toista osapuolta eteenpäin ja selvittämään työntekijän työkykyhaasteiden ratkaisemiseen löytyviä keinoja. Yksi ratkaisu voisi olla yhdessä sovittavan aihetta koskevan konkreettisen tavoitteen laatiminen. Kysy, mitä vastaanottava osapuoli ajattelee tästä ideasta. Voisiko tavoitteen laatiminen olla työntekijän mielestä hyödyllistä?
Lisäksi voit viedä keskustelua eteenpäin ratkaisukeskeisesti ja kysyä, miten toinen osapuoli ajattelisi itse edetä tässä tavoitteessa. Tärkeää on tuoda esille asioita, mitkä auttaisivat työntekijää saavuttamaan tämän tavoitteen. Keskustelun aiheen mukaan voi olla tarpeen ehdottaa tukitoimia, joita voivat olla muun muassa perehdytys, koulutus, työnohjaus, työterveyshuollon toimenpiteet tai seurantapalaverissa tilanteen uudelleen arviointi.
Työkyky puheeksi
Työkykyjohtamisen yksi vaikeimpia asioita on työkykyhaasteiden puheeksi ottamisen ajoitus. Varhaisen puuttumisen malli antaa tähän vinkkejä, mutta itse konkreettinen keskustelu koetaan vaikeaksi. Älä siirrä vaikeita puheeksi ottamisen tilanteita. Johtajana et varmaankaan halua, että pelikaani lentää turbiiniin ja tapahtuu jotain odottamatonta ja tuhoisaa.
Usein pelätään vastapuolen tunnereaktioita. Mitäpä jos toinen suuttuu ja loukkaantuu? Kyllä, tämä on hyvin todennäköistä, että näin käy. Mutta tähän voi varautua hyvällä ennakkovalmistautumisella ja harjoittelemalla puheeksi ottamisen tilanteita. Tilanteen jälkeen asiaan voidaan palata suunnitellusti ja näin kaikki osapuolet tulevat kuulluksi. Voit itse ottaa haltuun puheeksi ottamisen tilanteeseen liittyviä vinkkejä. Työkykyhaasteiden puheeksi ottamisessa on kyseessä ennen kaikkea johtajan omien tunteiden kohtaaminen ja niiden kanssa eläminen.
Haastavat puheeksi ottamisen tilanteet kuuluvat ihmisten johtamiseen. Ihmisten kanssa työskentelyyn tarvitaan kykyä nähdä asioita toisen henkilön kannalta. Tätä kutsutaan empatiakyvyksi eli se on taito asettua toisen henkilön asemaan. Jokainen kohtaamisesi vaikuttaa – halusitpa sitä tai et. Keskustelutaidot ovat sinulle kullanarvoisia niin työ- kuin yksityiselämässäkin. Empaattinen ihminen pystyy laittamaan itsensä toisen ihmisen saappaisiin ja huomioivat toisen henkilön tunteita ja ajatuksia.
Palautteen antaminen ja vastaanottaminen voivat olla sinulle haasteellisia, mutta ne ovat avain tehokkaaseen tiimityöhön. Vastavuoroinen keskustelu on muutakin kuin puhumista ja toisen kuuntelemista. Jotta sinä saat viestisi perille kuulijalle, kannattaa sinun kiinnittää huomiota siihen, että olet läsnä ja vastaanottaja tulee kuulluksi ja nähdyksi. Näin varmistat, että sinä saat oman viestisi kuulluksi ja ymmärrät, mitä vastapuolen edustaja haluaa sinun kuulevan. Vastavuoroisuutta ja empatiataitoja voi harjoitella, mutta se vaatii myös oman itsetuntemuksen lisäämistä ja omien tunnereaktioiden kohtaamista.
Voit myös investoida Edicosin OMA Työkykypäällikkö palveluun, joka on suunniteltu auttamaan yritysjohtoa ja esihenkilöitä muun muassa puheeksi ottamisen tilanteissa. Lue lisää OMA Työkykypäällikkö palvelusta. https://edicos.fi/oma-tyokykypaallikko/
Terkuin Katja
Lähteet:
Oulasmaa M. & Pesonen M. 2022. Suoraa palautetta! Viisaan keskustelun käsikirja. Helsinki. Alma Talent.
Reinola O. 2024. Puheeksi ottamisen valmennus työkykykoordinaattoreille. 30.1.2024. Webinaarin esitysdiat. Kuntoutussäätiö.
